Wdrażanie PPK w podmiotach zatrudniających należących do sektora finansów publicznych

Od 1 stycznia 2021 r. do stosowania przepisów ustawy o PPK zobowiązane zostały m.in. podmioty wchodzące w skład sektora finansów publicznych (art. 137 ustawy o PPK).

Termin utworzenia PPK w tych podmiotach jest jednakowy dla wszystkich, niezależnie od liczby osób w nich zatrudnionych.

Wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK

Podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, w porozumieniu z działającą u niego zakładową organizacją związkową (art. 7 ust. 3 ustawy o PPK). Wyboru powinien dokonać mając na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych, biorąc przy tym pod uwagę w szczególności proponowane przez instytucje finansowe warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywność w zarządzaniu aktywami oraz posiadane przez nie doświadczenie w zarządzaniu funduszami. Jeżeli w podmiocie zatrudniającym nie działa zakładowa organizacja związkowa, podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym.

W związku z panującą epidemią koronawirusa, do ustawy o PPK wprowadzono uproszczenie procedury wyboru instytucji finansowej w obrębie jednostki samorządu terytorialnego. Zgodnie z art. 7 ust. 4a ustawy o PPK, wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa może, w imieniu podmiotów zatrudniających, będących jednostkami organizacyjnymi danej jednostki samorządu terytorialnego, dokonać wyboru instytucji finansowej, z którą te podmioty zatrudniające zawrą umowy o zarządzanie PPK. Wybór ten dokonywany jest w porozumieniu z przedstawicielami zakładowych organizacji związkowych działających w tych jednostkach organizacyjnych.

Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający zobowiązany jest do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie w sprawie wyboru instytucji finansowej, wówczas podmiot zatrudniający albo w przypadku jednostek organizacyjnych danej jednostki samorządu terytorialnego - wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa, samodzielnie dokonuje wyboru instytucji finansowej, z którą podmiot zatrudniający zawrze umowę o zarządzanie PPK (art. 7 ust. 5 ustawy o PPK).

Termin zawarcia przez podmioty wchodzące w skład sektora finansów publicznych porozumienia w sprawie wyboru instytucji finansowej upływa 26 lutego 2021 r.

Po dokonaniu wyboru instytucji finansowej zarządzającej programem podmiot zatrudniający zobowiązany jest zawrzeć z tą instytucją umowę o zarządzanie PPK, a następnie umowę o prowadzenie PPK. Należy przy tym pamiętać, że nawet gdy wyboru instytucji finansowej dokona wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa, to wszelkie pozostałe kwestie dotyczące wdrożenia PPK pozostają po stronie danego podmiotu zatrudniającego.

Zawarcie umowy o zarządzanie PPK

Generalnie podmiot zatrudniający zawiera umowę o zarządzanie PPK nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK (art. 8 ust. 1 ustawy o PPK). Zgodnie z art. 137 ustawy o PPK, w przypadku podmiotów zatrudniających będących jednostkami wchodzącymi w skład sektora finansów publicznych obowiązek, o którym mowa wyżej, powstał w dniu 1 stycznia 2021 r. Umowę o prowadzenie PPK podmiot taki zawiera najpóźniej do dnia 10 kwietnia 2021 r. To oznacza, że umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta do 26 marca 2021 r. 

Jak wyjaśnił PFR na stronie internetowej www.mojeppk.pl: "(...) Z punktu widzenia ustawy o PPK oznacza to, że przed 1 stycznia 2021 r. możliwe jest zawarcie przez podmioty zatrudniające, będące jednostkami sektora finansów publicznych, umowy o zarządzanie PPK, jednak najwcześniejszym dopuszczalnym terminem jej wejścia w życie powinien być 1 stycznia 2021 r.".

Zawarcie umowy o zarządzanie PPK może wymagać zastosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Co prawda obowiązująca do 31 grudnia 2020 r. ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.) stanowiła, że do umów z zakresu prawa pracy, w tym umów o zarządzanie PPK, przepisów tej ustawy nie stosuje się (art. 4 pkt 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.), jednak od 1 stycznia 2021 r. obowiązuje nowa ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zm.), która takiego wyłączenia nie zawiera. Kwestię tę natomiast od 1 stycznia 2021 r. uregulowano w ustawie o PPK. Jak wynika z art. 7 ust. 2a ustawy o PPK, do umów o zarządzanie PPK oraz umów o prowadzenie PPK nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne, o których mowa w art. 3 ust. 1 tej ustawy. Powyższe oznacza, że oceniając konieczność zastosowania określonych przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający (tu podmiot zatrudniający) powinien uwzględnić stan prawny obowiązujący w chwili udzielania zamówienia publicznego, czyli zawierania umowy o zamówienie publiczne. W konsekwencji należy uznać, że:

• jeżeli w chwili udzielania zamówienia, tj. zawarcia umowy o zarządzanie PPK, zastosowanie miał art. 4 pkt 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, to zamawiający mógł udzielić takiego zamówienia bez stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych,
• jeśli w odniesieniu do umowy o zarządzanie PPK, zawieranej po 31 grudnia 2020 r., istnieje obowiązek udzielenia zamówienia publicznego zgodnie z procedurami określonymi w przepisach dotyczących zamówień publicznych, zamawiający powinien podpisać umowę po wcześniejszym przeprowadzeniu postępowania zgodnie z regulacjami ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (por. wyjaśnienia PFR dostępne na stronie internetowej www.mojeppk.pl).

Progi unijne, o których mowa wyżej, obowiązujące przy zamówieniach publicznych określa dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych (Dz. Urz. UE L 94/65 z 28.3.2014) i są one aktualizowane w aktach wykonawczych Komisji Europejskiej.

Oszacowanie wartości zamówienia, o którym mowa wyżej, ma zatem kluczowe znaczenie dla ustalenia obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych przy zawieraniu umowy o zarządzanie PPK. Jak wyjaśnił PFR: "(...) Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. Oznacza to, że podstawą do ustalenia wartości zamówienia będą wszystkie składowe wynagrodzenia wykonawcy za świadczenie usług zarządzenia i prowadzenia PPK. A zatem do określenia wartości zamówienia na zarządzanie PPK podstawę stanowi art. 49 ustawy o PPK. Zwracamy uwagę, iż szacunkowa wartość zamówienia nie powinna być utożsamiana z wartością środków finansowych stanowiących aktywa funduszu, na które składają się w szczególności wpłaty podstawowe pracowników oraz pracodawców, wpłaty dodatkowe, wpłaty powitalne, dopłaty roczne, wypłaty transferowe oraz zyski z inwestowania środków zgromadzonych w PPK, gdyż nie stanowią one wynagrodzenia wykonawcy.".

Jeśli chodzi o czas, na jaki umowa o zarządzanie PPK może być zawarta, to w tej kwestii stanowisko zajął Urząd Zamówień Publicznych i PFR. Zgodnie z nim, umowa o zarządzanie PPK nie może być zawarta na czas nieoznaczony. Jak bowiem wynika z art. 434 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, umowę w sprawie zamówień publicznych zawiera się na czas oznaczony, nie dłuższy niż 4 lata. Zamawiający może zawrzeć umowę, której przedmiotem są świadczenia powtarzające się lub ciągłe, na okres dłuższy niż 4 lata, jeżeli wykonanie zamówienia w dłuższym okresie spowoduje oszczędności kosztów realizacji zamówienia w stosunku do okresu czteroletniego lub jest to uzasadnione zdolnościami płatniczymi zamawiającego lub zakresem planowanych nakładów oraz okresem niezbędnym do ich spłaty. Wyjątek od tej zasady stanowią umowy, których przedmiotem są dostawy lub usługi wymienione w art. 435 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, wśród których nie ma umowy o zarządzanie PPK.

Zawarcie umowy o prowadzenie PPK

Umowę o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający zawiera w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych w tym podmiocie. Lista osób będących uczestnikami PPK stanowi załącznik do umowy o prowadzenie PPK, którego zmiana nie stanowi zmiany umowy o prowadzenie PPK (art. 14 ust. 1 ustawy o PPK). Umowa ta powinna zostać zawarta najpóźniej do 10 kwietnia 2021 r., co wynika bezpośrednio z art. 137 ustawy o PPK (termin ten nie ulega przesunięciu, pomimo że 10 kwietnia przypada na sobotę - por. wyjaśnienia PFR).

W przypadku umowy o prowadzenia PPK nie istnieje nakaz jej zawierania na czas oznaczony, o którym mowa w art. 434 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych. Zgodnie bowiem ze stanowiskiem Urzędu Zamówień Publicznych i PFR, zawarcie umowy o prowadzenie PPK nie spełnia cech zamówienia publicznego, co oznacza, że nie ma przeciwwskazań, aby została ona zawarta na czas nieoznaczony.

Osoby zatrudnione, w imieniu których podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK ustawa o PPK definiuje w art. 2 ust. 1 pkt 18. Dodajmy tylko, że umowa ta dotyczy osób, które ukończyły 18. rok życia, ale nie ukończyły 55. roku życia i nie złożyły wcześniej deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK albo które ukończyły 55. rok życia, ale nie ukończyły 70. roku życia, na wniosek tych osób. Wiek osób zatrudnionych weryfikuje się na dzień objęcia podmiotu zatrudniającego ustawą o PPK, a następnie na dzień zawarcia w imieniu i na rzecz tych osób umowy o prowadzenie PPK.

W przypadku osób zatrudnionych po 1 stycznia 2021 r. termin na zawarcie w ich imieniu i na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK jest uzależniony od osiągnięcia wymaganego okresu zatrudnienia. Na temat ustalania okresu zatrudnienia pisaliśmy m.in. w UiPP nr 22/2020, str. 52.